Alles was Du über intelligente Excel Tabellen wissen musst (inkl. Tipps und Tricks)

hallo und herzlich willkommen zu diesem wechsel tutorial ich bin genie von james cole und in diesem video geht es um intelligente tabellen ex sind ich werde euch gleich zeigen was intelligente tabellen sind auch die vorteile sind und wir diese nutzen könnt und außerdem werde ich euch zeigen wie einfach es ist die daten eure tabelle zu visualisieren und auszuwerten in diesem sinne lasst uns keine zeit verlieren und starken ich wünsche euch viel spaß beim video los geht's wir haben hier eine tabelle von verkäufern der vorname ist angegeben der name das verkaufsgebiet der umsatz der im jahr 2020 realisiert worden ist und dann für das jahr 21 die umsätze pro quartal und ganz am ende noch eine spalte für die umsätze die insgesamt im jahr 2021 realisiert worden sind das sieht ja jetzt noch ziemlich unstrukturiert aus und das zu ändern werde ich eine intelligente tabelle daraus erzeugen da habe ich jetzt verschiedene möglichkeiten die erste möglichkeit ist dass ich irgendwo in diesem bereich clique und dann durch das drücken von steuerung a mit den gesamten bereich markieren dann könnte ich auf einfügen gehen tabelle und könnte jetzt durch das klicken von ok die tabelle erzeugen ich möchte ich aber noch einen anderen weg zeigen und zwar wenn ich einfach nur in diesem bereich kicker und dann auf tabelle erzeugen gehe wählt er auch schon diesen bereich aus wie ich das immer mache ich breche das jetzt noch mal ab ich klicke irgendwo in den bereich clique dann steuerung tee und schon erscheint dann dieses dialogfenster hier kann ich danach auswählen ob die tabelle überschriften hat in unserem fall hat sie welche und klicken dann auf ok und schon habe ich mir eine intelligente tabelle in excel erzeugt in dem moment erscheint oben auch eine neue registerkarte tabellen entwurf und was ich euch jetzt als erstes empfehlen würde ist das ihr der tabelle einen neuen namen gibt das macht ihr dann in der registerkarte tabellen entwurf ganz links bei tabellen unsere tabelle heißt jetzt mitarbeiter als nächstes möchte ich eine neue spalte hinzufügen das geht ganz einfach indem ihr beispielsweise jetzt wie ich die spalte de markiert und dann auf zellen einfügen geht und schon erscheint eine neue spalte dieser geben wird einen titel die heißt in unserem fall jetzt e mail hier möchte ich nämlich die e-mail-adresse von unseren mitarbeitern eintragen die erste tippe ich jetzt ein vorname punkt nachname test.de also anja punkt müller test.de und damit ich jetzt nicht alle email-adressen einzeln eintragen muss werde ich einen kleinen trick anwenden ich gehe in die nächste freie zeile clique steuerung excel hat in der emailadresse jetzt ein muster erkannt und zwar dass diese sich aus dem vor- und nachnamen zusammensetzt und aus diesem grund wurden die e-mail-adressen jetzt in den folge zeilen ergänzt als nächstes werde ich jetzt die spalten in den euro beträge drinstehen als währung formatieren dafür markiere ich mir diese spalten gehe auf zahl und wähle dann als format währung aus jetzt sind sie als währung formatiert und ein großer vorteil bei excel tabellen ist das wenn ich jetzt eine neue zeile hinzufüge die formatierung der spalten übernommen wird und so wie sich das format übertragen würde würde es sich auch übertragen wenn ich eine datenüberprüfung hinzufügen das werde ich jetzt beim verkaufsgebiet machen ich werde nämlich hier ein dropdown menü einfügen dafür gehe ich auf daten dann daten tools datenüberprüfung und wähle dann hierbei zu lassen nicht jeden wert sondern nur eine liste aus und hier gebe ich jetzt die werte ein die im dropdown menü angezeigt werden sollen und zwar nord ost süd und west ich bestätige dass mit ok und schon habe ich mir ein drop-down-menü in der spalte verkaufsgebiet erzeugt was neben zehn formatierung und datenüberprüfung auch noch übertragen wird sind formeln deswegen möchte ich das jetzt einmal in der letzten spalte demonstrieren in der spalte 2021 sollen die umsätze von q1 q4 2021 aufsummiert werden das mache ich mit einer summe formel ich klicke also ins erste feld in der spalte 2021 und trage da ein gleich summe und wähle dann die umsätze von q1 bis q4 aus und wenn ich das dann mit enter bestätige seht ihr dass die formel sich automatisch in der ganzen spalte eingetragen hat die tabellen um eine zeile zu erweitern es auch ganz einfach dafür kriegt jetzt ins erste freie feld schreibt einfach etwas rein klickt enter und schon hat die tabelle sich erweitert damit ihr jetzt seht dass die formatierungen sich auch übertragen werde ich jetzt exemplarisch mal eine zeile ausfüllen die e mailadresse werde ich wieder übersteuerung einfügen und wie ihr sehen könnt sowohl das dropdown verhält als auch die formatierung als währung und die formel am ende haben sich alle auf die neue zeit übertragen sowie der tabelle neue zahl hinzugefügt werden können können auch neue spalten hinzugefügt werden dafür klickt ihr einfach in die nächste freie spalte und tragt eine überschrift ein und schon überträgt sich das tabellen- format auf diese neue spalte ich werde jetzt zwei neue spalten hinzufügen uns vereinsstatus und dann die entwicklung und im feld status möchte ich die differenz zwischen dem umsatz von 2021 und 2020 eintragen dafür klicke ich wieder als erste freie feld in dieser spalte schreibe dann kein gleich wähle dann den wert aus 2021 aus - den wert aus 2020 und wenn ich jetzt auf enter clique überträgt sich die formel dann in meine gesamte spalte um diesen wert jetzt besser zu visualisieren möchte ich jetzt noch ein anderes format einstellen dafür gehe ich auf zahl weitere zahlen formate und wähle dann ein benutzerdefinierten zahlenformat aus ich klicke jetzt in das feld typ und dann wirklich auf meiner tastatur das windows symbol und den punkt und schon öffnet sich seine übersicht von symbolen und ich suche jetzt nach weil ich schreibe einfach mal rein und suche mir den fall nach oben und den fall nach unten raus schließlich das wieder dann setzt sich zwischen die beiden ein semikolon man kann nämlich auch symbole als zeit format auswählen und genau das ist es was ich jetzt mache die logik ist dabei so oft gebaut das erste symbol steht für positive zahlen das zweite symbol steht für negative zahlen und dann könnte man auch noch ein drittes und viertes für 0 währte und text werte aufschreiben und diese werden dann immer über ein semikolon getrennt wie ich das hier auch mache kann man fordert symbol auch noch eine farbe schreiben in eckigen klammern grün für den fall nach oben das heißt wenn ich im jahr 2021 mehr umsatz gemacht habe als im jahr 20 und rot für den fall nach unten dann bestätige ich dass alles mit ok und wie ihr seht jetzt habe ich im feld status anstatt den werten nur noch diese feinde drin in der letzten spalte möchte ich die entwicklung der umsätze darstellen dafür markiere ich mir jetzt die gesamte spalte gehe auf einfügen und dann bei spark lions auf linie dann kommt das dialogfenster da gebe ich den datenbereich ein das sind meine umsätze von quartal 1 bis quartal 4 im jahr 2021 und besteht die gedanken mit ok und schon wird die entwicklung der umsätze als linie dargestellt um zu demonstrieren dass ich auch dass in eine neue zahl überträgt werde ich der tabelle jetzt eine neue zeile hinzufügen ein weiteres feature von excel-tabellen ist das wenn wir uns in der tabelle befinden uns grauen die überschriften oben angezeigt werden außerdem können wir sortieren und filtern wir können uns beispielsweise ich hier einen bestimmten namen rausfiltern den filter löschen können wir indem wir auch filter löschen gehen außerdem können wir uns die werte alphabetisch sortieren und bei zahlen können wir den zahlen filter nutzen was wir hier beispielsweise machen können ist dass wir uns werte anzeigen lassen die größer als 500 sind hier können wir den filter auch ganz einfach wieder löschen oder wir lassen uns alle werte wieder anzeigen eine weitere besonderheit bei excel tabellen ist dass wir einen so genannten daten schnitt einfügen können dafür gehen wir auf tabellen entwurf und dann auf daten schnitt einfügen dann können wir uns eine überschrift aussuchen und unserem paris verkaufsgebiet und hier können wir auch filtern allerdings in einem extra dialogfenster so jetzt alles schnell noch ein bisschen verschieben und der vollständigkeit halber möchte ich euch jetzt noch zeigen dass ihr natürlich auch bedingte formatierungen an der tabelle vornehmen könnte dafür mag ihre ich mir jetzt die spalte 2021 gehe auf staat dann bedingte formatierung und ich wähle jetzt farbskalen aus jetzt werden die zellen nämlich in abhängigkeit von ihren werten farblich eingefärbt ich sortiere jetzt einmal absteigen damit ihr den farbverlauf erkennen könnt von grün die hohen werte bis nach roth die niedrigen werte und wenn ich jetzt einen neuen wirt einfügen würde würde er sich in diesem fall auf einsortieren und jetzt möchte ich euch noch zeigen wie einfach es ist die daten aus dieser tabelle zu verarbeiten dafür möchte ich als erstes die umsätze aus dem jahr 2021 aufsummieren somit müsste ich dann wie viel umsatz alle meine mitarbeiter insgesamt erzielt haben und dafür klicke ich in ein feld außerhalb meiner tabelle gebe dann dort die sonne formel 1 und wähle dann alle meine umsätze aus dem jahr 2021 aus und wenn ihr euch die formel 1 seht werdet ihr feststellen dass er direkt auf die spalte der tabelle referenziert da steht jetzt mitarbeiter und in eckigen klammern dann die spalte das hat jetzt den vorteil wenn ich eine neue zeile hinzufügen werde wird diese direkt in der formel mit berücksichtigt und so wie angekündigt die neue zeile wird in der farbe mit berücksichtigt eine weitere möglichkeit daten aus der tabelle auszuwerten sind pivot tabellen dafür klickt man irgendwo in die tabelle geht auf einfügen und dann auf pivot tabellen oder man macht es sich ganz einfach und geht auf empfohlene pivot tabellen und dann werden ein verschiedene auswertungen vorgeschlagen ich finde jetzt mal die erste auf die pivot tabelle wird dann automatisch für uns erzeugt in diesem fall werden die umsätze von 2020 pro verkaufsgebiet ausgewertet und wenn man jetzt noch auf privat klickt hat man die möglichkeit ein diagramm zu erzeugen hier will ich auch gleich mal das erste balkendiagramme aus und bestätigen mit ok das einzige was ich hier jetzt noch ändern werde ist dass sich die summen als währung darstellen dafür mache ich einen rechtsklick auf den wert gehe auf fährt fällt einstellungen und bei zahlenformat ender ich dann das format in währung gebe noch 0 dezimalstellen ein und bestätigen das und schon habt ihr ein aussagekräftiges diagramm erzeugt und da die datenbasis unserer pivot tabelle eine intelligente tabelle ist lässt sich unser diagramm auch sehr einfach aktualisieren dafür fehlt unserer tabelle mal eine neue zeile hinzu und dann gehe ich wieder zurück in unsere pivot tabelle bildet die pivot tabelle aus und bei pivot tabelle analyse klicke ich dann auf aktualisieren und damit aktualisiert sich unser diagramm automatisch ich gehe wieder zurück in unsere tabelle und werde jetzt einmal demonstrieren dass wenn ihr auf basis der tabelle ein diagramm ein fügt sich der datenbereich hier natürlich auch automatisch aktualisiert dafür mag ihre ich die spalte name und die spalte 2001 20 gehe dann auf einfügen und könnt ihr jetzt hier ein diagramm auswählen oder ich gehe auf empfohlene diagramme und velemir hier gleich das erste aus jetzt werden wir die umsätze pro mitarbeiter angezeigt wenn ich jetzt eine weitere zeile hinzufüge seht ihr dass sich das diagramm auch automatisch angepasst hat eine weitere hilfreiche funktion von tabell ist es entfernt von duplikaten und das einmal zu präsentieren kopiere ich die erste zeile und füge sie ans ende dann gehe ich bei tabellen entwurf auf duplikate entfernen und das dialogfenster fragt jetzt ab in welcher spalte nach duplikaten also noch doppelung gesucht werden soll ich sag jetzt mal in name ok und excel durchsucht jetzt die spalte name nach dopplung und entfernt dann die zeile und da wir gerade beim entfernen von zeilen sind ihr könnt die tabelle natürlich auch verkleinern indem ihr ganz unten rechts auf das kleine dreieck klicken und mit gedrückter maustaste nach oben zieht der tabell bereich hat sich verkleinert und ihr könnt die werte ganz einfach auslöschen als letztes sehen wir uns jetzt nochmal die formatierungsmöglichkeiten einer tabelle an dafür klicken wir irgendwo in den tabellenbereich und klicken dann auf die registerkarte tabellen entwurf hier haben wir dann beispielsweise die möglichkeit die kopfzeile ein und auszublenden eine ergebnis zeile einzuführen wo wir dann beispielsweise für 2021 die summe anzeigen lassen oder für 2020 den mittelwert wir können einstellen dass die zellen sich farblich voneinander abheben indem wir gewidmete zu aktivieren oder die erste spalte hervorheben oder auch die letzte in unserem fall haben wir jetzt da eine kurve deswegen sieht man das nicht wir könnten auch geänderte spalten auswählen oder die filter an fairen außerdem stehen uns eine reihe von tabellen formatvorlagen zur verfügung wenn man darüber hat dann wird auch gleich die forscher angezeigt und wenn man hier nicht fündig kann man auch eine ganz neue vorlage erstellen hier kann man dann alles neu einstellen oder man dupliziert eine bestehende und nimmt dann daran seine anpassung vor man vergibt dann ein eigenen namen ich gehe hier zur beispielhaft auf formatieren und dann auf ausfüllen und wähle ich hier eine neue farbe aus dann bestätige ich mit ok und hier auch nochmal mit ok und unsere eigene formatvorlage steht uns dann auch bei benutzerdefinierten zur verfügung ich denke die formatvorlagen von excel sehen besser aus und deswegen will ich jetzt noch mal so eine aus und noch ein letzter hinweis achtet darauf dass sie die ergebnisseite wieder ausblendet bevor der tabelle eine neue zeile hinzufügt ich hoffe das video hat euch gefallen die konnte etwas lernen wenn ja dann würde ich mich freuen wenn ihr meinen daumen nach oben da last abonniert auch gerne diesen kanal dann verpasst ihr kein es meine videos die folge findet ihr wie immer kostenlos auf meiner website und wenn ihr meint das video könnte auch jemand anderem weiterhelfen teilt es gerne mit euren freunden und kollegen dann bedanke ich mich jetzt herzlich für zuschauer und bis zum nächsten mal tschüss